計画書は「これから配る約束」
処遇改善加算は、受け取ってから使い道を考える補助金ではありません。先に「どう配るか」を決めて届け出て、そのとおりに配り、配りきったことを後から証明するという順番になっています。計画書はその最初の一歩です。
年度末に慌てる事業所と、そうでない事業所の差は、ここで配り方をどこまで具体的に決めたかにあります。「月額の手当でいくら、足りない分は賞与で」という設計が年度初めにあれば、あとは毎月それに沿って記録するだけです。決めずに走り出すと、年度末に「いくら配ればいいのか」を集計しながら考えることになります。
いつ、どこへ出すか
提出先は指定権者（都道府県または市町村）です。時期は、加算を算定し始める月の前々月末日が目安とされます。年度の頭（4月）から算定するなら2月末日までということになります。ただし様式も期限も指定権者ごとに運用が異なり、電子申請に切り替わっている自治体もあります。毎年、自分の指定権者が出す通知を必ず確認してください。
書く内容は大きく4つ
1. 加算の見込額
その年度に受け取る見込みの加算額です。前年度の実績や利用者数の見通しから算出します。見込みなので、実績とはずれて当然です。ずれること自体は問題ではなく、実績報告で実際の交付額を使って精算する形になります。
2. 賃金改善の見込額と、その配り方
職員へいくら配るのか、月額の手当でいくら、一時金（賞与）でいくら、という内訳です。加算には一定割合以上を毎月の賃金の改善に充てる要件があるため、全額を賞与に寄せる計画は立てられません。ここが実質的にいちばん考える必要のある項目です。
賃金改善に伴って増える法定福利費の事業主負担分も、賃金改善額に含めることができます。計画の段階で含めるかどうかを決め、実績報告でも同じ数え方をしてください。片方だけ含めると、計画と実績で金額の性質が変わり、差の理由を説明できなくなります。
3. 算定要件の該当状況
どの加算区分を算定するのか、その区分に必要なキャリアパス要件・月額賃金改善要件・職場環境等要件をどう満たしているかを示します。就業規則や賃金規程の添付を求められることが多いため、規程の整備が済んでいないと計画書そのものが出せません。年度の直前に慌てないよう、規程の見直しは前年度のうちに着手しておくのが安全です。
4. 職員への周知
賃金改善の内容を職員に周知したことも要件に含まれます。掲示する、書面を配る、説明会を開くなど方法は問われませんが、やったことを示せる形で残してください。周知は「やったかどうか」を後から証明しにくい項目なので、掲示物の写真や配布文書の控えを保管しておくと確実です。
計画書と実績報告は地続きになっている
実績報告で求められるのは、計画書に書いたことを実際に行ったかどうかです。つまり、計画書で使った区分の立て方や数え方が、そのまま年度末の作業の枠組みになります。
| 計画書 | 実績報告 |
|---|---|
| 加算の見込額 | 実際に交付された額（確定額） |
| 月額手当・一時金の見込額 | 実際に支給した額 |
| 法定福利費を含めるかどうかの方針 | 同じ方針で計算した実額 |
| 要件の該当状況 | 年度を通して満たし続けたことの説明 |
とくに起きやすいのが、計画書は前任者が作り、実績報告は後任者が作るという場合です。前任者が法定福利費を料率方式で見込んでいたことを知らなければ、後任者は素直に支給額だけを積み上げます。結果として計画より実績が少なく見え、足りているのに足りないと判断してしまいます。どの方式で、どの料率を使ったのかを、計画書と一緒に残しておいてください。
年度の途中で変わったとき
加算区分を上げる、事業所を増やす、算定するサービスが変わるといった場合は、変更の届出が必要になります。変更の内容によって手続きも期限も変わるため、指定権者へ早めに相談してください。
一方、賃金改善の内訳（月額と賞与の比率など）が計画と多少ずれることは想定されています。実績報告で説明できれば問題になりません。ただし配りきれていないことの説明にはならないので、年度内に埋められるかどうかは別途見ておく必要があります。
計画書を作る前のチェック
- 算定する加算区分を決めたか（要件を満たせる区分か）
- 就業規則・賃金規程が、その区分の要件に合う内容になっているか
- 月額の手当でいくら、賞与でいくら配るかの設計ができているか
- 法定福利費を賃金改善額に含めるかどうかを決めたか（実績報告でも同じにする）
- 対象にする職種の範囲を決めたか
- 職員への周知の方法と、記録の残し方を決めたか
- 指定権者の様式・提出方法・期限を今年度分で確認したか