運営指導で処遇改善加算について確認されること — そろえる書類と、指摘されやすい点

「実地指導」は「運営指導」に変わった

以前「実地指導」と呼ばれていたものは、令和4年の指針改正で「運営指導」という呼び方に整理されました。名称だけでなく、オンラインや書面でのやりとりを取り入れた運用も広がっています。呼び方が変わっても、処遇改善加算について確認される中身が変わるわけではありません。

介護報酬の加算は、要件を満たしていなければ返還の対象になります。処遇改善加算は金額の桁が大きいため、指摘が出たときの影響も他の加算より大きくなります。

確認の軸はおおむね次の3つです。金額そのものより、それぞれが食い違っていないかを見られると考えておくと準備しやすくなります。

この3つのどれか1つでも別々に作られていると、そこが指摘になります。たとえば計画書に「処遇改善手当として毎月支給」と書いているのに、賃金規程にその手当の定めが無い、といった形です。

いちばん多い形です。原因はたいてい集計の取りこぼしで、年度途中で退職した職員が名簿から外れている、兼務者の按分が途中で変わっている、賞与が別のファイルにあって足し忘れている、といったものです。どれも金額の計算ではなく、集める範囲の問題です。

加算とは無関係に元から払っていた手当を賃金改善額に含めていると、賃金改善として説明できません。手当の種別を分けて記録しておけば、この切り分けで悩みません。逆に、すべてを1つの手当にまとめていると、どこまでが加算由来かを後から示せなくなります。

実際に払っていても、賃金規程に根拠が無ければ「制度として整備されている」とは言えません。加算の新設や区分変更にあわせて規程を直さないまま運用が先行している、という形がよくあります。

説明はしたが記録が無い、というパターンです。やっていないのと同じ扱いになりかねないので、掲示した写真や配布文書の控えを残してください。

キャリアパス要件には資質向上の計画と研修の実施が含まれます。計画だけあって実施記録が無いと、満たしていることを示せません。参加者名簿と実施日が分かる形で残します。

運営指導で不備を指摘されると、改善報告を求められます。賃金改善額が加算額を下回っていた場合は、差額の返還を求められるのが原則です。金額は事業所の規模によっては数十万円から数百万円の桁になります。

ここで効いてくるのが普段の記録です。毎月、加算の取得額と支給額を突き合わせていれば、年度の途中で不足に気づけます。気づいた時点であれば賞与で埋めるという手段が残っています。運営指導で初めて知る状況になると、打てる手はもうありません。

どれも運営指導のためだけの作業ではありません。年度末の実績報告でそのまま使うものなので、普段の運用に組み込めば二度手間になりません。

本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、個別の事案に対する助言ではありません。介護職員等処遇改善加算の要件・様式・提出期限は改定や指定権者（都道府県・市町村）の運用によって異なります。実際の算定・届出にあたっては、必ず最新の通知および指定権者の案内をご確認ください。