処遇改善加算を職員へ周知する — 何を伝え、どう記録に残すか

周知は要件であり、同時に効果の条件でもある

周知には2つの意味があります。ひとつは制度上の要件を満たすことです。もうひとつは、加算による賃金改善が職員に伝わって初めて定着の効果が出るということです。

処遇改善の手当を支給していても、職員がそれを「いつもの給与」として受け取っているなら、処遇が改善されたという認識は生まれません。手当として名称を分け、その原資が何なのかを説明してこそ、賃金が上がったと受け取られます。

伝える内容

金額の内訳をすべて開示する必要はありません。個人ごとの支給額は個人情報なので、全体へ周知するのは制度と配分の考え方です。自分がいくら受け取っているかは、給与明細で分かる形にしておけば足ります。

方法は問われないが、記録は必要

掲示でも書面の配布でも説明会でもかまいません。ただし、やったことを後から示せる形にしてください。周知は「やったかどうか」を証明しにくい項目です。

給与明細で分かる形にする

周知の要件とは別に、処遇改善の手当を給与明細上で独立した項目にしておくことを勧めます。理由は3つあります。

• 職員が自分の受け取っている額を確認できる。説明を求められたときに明細を示せる
• 年度末の集計が、手当の種類ごとに合計するだけで済む
• 運営指導で支給の実態を確認されたときに、明細がそのまま証拠になる

逆に、他の手当とまとめて1つの項目にしていると、年度末に賃金改善額を出すために給与明細を1件ずつ見ることになります。職員数が多い法人では、これだけで数日かかります。

聞かれたときに答えられるようにしておく

周知をすると、職員から質問が来ます。答えられないと不信感につながるため、あらかじめ想定しておいてください。

4番目は踏み込んだ質問ですが、聞かれることがあります。加算は職員の処遇改善のために交付されるものなので、全額を配っていることを説明できる状態にしておくのが本来の姿です。配分の記録が整っていれば、そのまま答えになります。

年度ごとに1回は見直す

1. 算定している区分が変わっていないかを確認する
2. 手当の額や配分の方法を変えたなら、周知の内容を差し替える
3. 掲示物が現在の内容になっているかを確認する
4. 年度の途中で入職した職員へ周知が届いているかを確認する
5. 周知した日付と方法を、その年度の記録として残す

4番目が抜けやすい項目です。年度初めに全員へ説明しても、その後に入職した職員には届いていません。入職時の説明に処遇改善の手当の項目を入れておくと、個別に対応する必要がなくなります。

経営者にとっての周知の価値

処遇改善加算を取っている事業所の職員に聞くと、「加算のことはよく知らない」「手当がいくら付いているか分からない」という答えが少なくありません。法人として毎年数百万円を職員に配っていても、職員がそれを知らなければ、定着の効果はほとんど出ません。

周知は要件を満たすための作業であると同時に、法人が職員の処遇にどれだけ力を入れているかを伝える機会です。経営者が自分の言葉で、加算をいくら受け取り、どう配っているかを説明すると、職員の受け止め方は大きく変わります。

• 年度初めに、加算の見込額と配分の方針を経営者から説明する
• 年度末に、実際の配分の結果と一時金の有無を報告する
• 採用の面接でも、処遇改善の手当と配分の方針を説明する

社労士が顧問先で確認すること

1. 賃金改善の方法と、キャリアパス要件の内容が職員に周知されているか
2. 周知した日付・方法・内容が記録として残っているか
3. 給与明細で、処遇改善の手当が他の手当と区別できる形になっているか
4. 年度の途中で配分方法を変えた場合、変更後の内容も周知されているか
5. 職場環境等要件の取り組みの公表が必要な区分では、公表の内容が最新か

周知の記録は、運営指導で書類として求められたときに初めて「ない」と気づかれやすいものです。説明会の資料と出席者の記録、掲示物の写真を年度ごとに保管するよう顧問先に伝えておくと、指導の場で慌てずに済みます。